Ogni fine mese si ripeteva la stessa scena: dallo studio di consulenza del lavoro arrivava un unico file PDF di decine di pagine con tutti i cedolini contabili dei dipendenti e docenti di Eurolingue School. Qualcuno in segreteria doveva mettersi lì, aprire il file, ritagliare le singole pagine a mano, rinominarle col nome corretto e preparare decine di email una per una.
Ci volevano ore. E soprattutto, trattandosi di stipendi e dati personali, il rischio di allegare per sbaglio il foglio sbagliato alla persona sbagliata era un incubo continuo. Ho deciso di automatizzare tutto da cima a fondo con un’applicazione desktop in Python.
Ci volevano ore. E soprattutto, trattandosi di stipendi e dati personali, il rischio di allegare per sbaglio il foglio sbagliato alla persona sbagliata era un incubo continuo. Ho deciso di automatizzare tutto da cima a fondo con un’applicazione desktop in Python.
Scheda essenziale del progetto
- Committente: Eurolingue School S.r.l.
- Versione attuale: v4.0.1 (operativo ogni mese)
- Cosa usa sotto il cofano: Python 3, Tkinter con tema scuro/chiaro moderno, PyPDF, crittografia Windows DPAPI (Crypt32 nativa), server SMTP Aruba dedicato.
Come funziona il programma
L’amministratore seleziona il PDF cumulativo scaricato dal consulente. A quel punto il software fa tutto in autonomia:
- Riconosce il dipendente: Esamina il testo di ogni pagina, trova codice fiscale e nominativo e separa il documento in singoli file PDF nominati correttamente.
- Crittografia per privacy: Password di posta e credenziali non vengono mai scritte in file di testo in chiaro: usano le chiavi crittografiche dell’utente Windows locale (DPAPI). Se qualcuno copia la cartella del programma su un’altra macchina, non può leggere nulla.
- Anteprima prima di spedire: Prima che parta qualsiasi email, a schermo compare la lista con il riepilogo: destinatario, indirizzo email abbinato e stato. Solo quando si preme “Invia tutti”, il programma contatta il server SMTP via connessione protetta.
- Supporto Certificazioni Uniche (CU): A inizio anno lo stesso sistema gestisce anche i modelli fiscali annuali sia per i lavoratori subordinati che per le ritenute d’acconto dei collaboratori occasionali.
Il risultato pratico
Il tempo necessario per distribuire i cedolini a tutti i 22+ dipendenti e collaboratori è passato da un intero pomeriggio a meno di cinque minuti, con la certezza matematica che nessun dato finisca alla persona sbagliata e con un registro dei log che attesta data e ora esatta di ricezione.
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